Privacyprotocol

Beste leden, 

Bij de Bedrijvensociëteit A37 vinden wij uw privacy heel belangrijk. Het secretariaat van de bedrijvensociëteit gaat daarom altijd heel zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. 
Bedrijvensociëteit A37 voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 in werking is getreden. De AVG bevat privacyregels met als belangrijkste doel uw persoonsgegevens nog beter te beschermen. 

De Bedrijvensociëteit A37 (hierna: A37) heeft een Privacyprotocol opgesteld. Belangrijke informatie hierin: 

  • In het protocol staat welke informatie de A37 verzamelt, voor welke doeleinden de A37 deze gebruikt en welke rechten u als lid heeft. 
  • De A37 gebruikt uw persoonlijke gegevens alleen voor de doeleinden waar u de gegevens voor heeft gedeeld. 
  • De A37 deelt alleen persoonsgegevens met externe partijen om de diensten te kunnen verlenen en de operationele activiteiten mogelijk te maken, of wanneer dit wettelijk verplicht is. In alle andere gevallen vraagt de A37 altijd om uw toestemming. 
  • Voor de uitoefening van de functie hebben Margo Helmantel, als ondersteunend management van de A37, en de penningmeester toegang tot uw persoonsgegevens. Het gaat om een beperkte groep personen die in functie benoemd is. 

----

Privacyprotocol

1.    Algemeen
In dit protocol informeert de Bedrijvensociëteit A37 (hierna A37) u over de wijze waarop de A37 persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden de A37 persoonsgegevens verwerkt en hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen. 
Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een individu te identificeren of die aan een individu kunnen worden gekoppeld. 
Op het gebruik van persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De A37 verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar leden in overeenstemming met deze wetgeving en is verantwoordelijke in de zin van de AVG voor het verzamelen en gebruik van persoonsgegevens door middel van de activiteiten die in dit Privacyprotocol worden benoemd. 

2.    Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
De A37 verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van leden en belangstellenden (individuen) voor het beheren van de ledenadministratie, het beheren van financiële administratie en het gericht te kunnen informeren over verschillende aandachtsgebieden. 
Als u lid bent, gebruikt de A37 uw telefoonnummer, adresgegevens, e-mailadres, klikgedrag en geboortedatum ten behoeve van de informatie aan u als lid ten aanzien van activiteiten en ten behoeve van het stimuleren van het onderlinge contact tussen de leden. 
De A37 verwerkt uw telefoonnummer, adresgegevens, betaalgegevens, lidmaatschapskenmerken, e-mailadres, klikgedrag en geboortedatum voor: 

  • Het aangaan van een lidmaatschap en daarbij behorende rechten en plichten (innen van contributies, verzenden van uitnodigingen voor ledenvergaderingen, deelname ledenraadplegingen, etc);
  • Het verzenden van verenigingsinformatie en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
  • Het beheren van de ledenadministratie;
  • Het beheren van de financiële administratie; 
  • Het verzenden van gerichte informatie om u te betrekken bij belangrijke onderwerpen in uw omgeving of in relatie tot uw bedrijfsvoering; 

3.    Persoonsgegevens
De A37 verzamelt en verwerkt enkel de persoonsgegevens die toereikend zijn gelet op de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. De categorieën persoonsgegevens die de A37 verwerkt zijn: 

  • Persoonlijke gegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
  • Financiële gegevens (zoals bank- of girorekeningnummer, betaalgegevens);
  • Lidmaatschapgegevens (zoals bedrijfsnaam, functie, aandachtsgebieden, titulatuur, geslacht en contactgegevens van assistenten van een lid).

Ook kan de A37 beeldmateriaal (foto’s, geluid- en video opname) registreren waar u mogelijk herkenbaar in beeld/geluid op staat. 
Van belangstellenden verzamelt de A37 persoonlijke gegevens (naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer).  

4.    Toegang ledenadministratie (persoonsgegevens)
De persoon belast met het management van de A37 (Margo Helmantel, externe partij) en de bestuursleden hebben toegang tot de ledenadministratie. De leden van het bestuur zijn benoemd door de Algemene Vergadering. 

5.    Beveiliging, vertrouwelijkheid & externe partijen
De A37 legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. 
Binnen de A37 bijgehouden persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de activiteiten van de A37 en worden alleen ter kennis gebracht aan degenen die voor bedoelde activiteiten over de persoonsgegevens moeten beschikken (bijv. voor het beheer van mailservers en het faciliteren van betalingen). 
Wanneer de A37 persoonsgegevens laat verwerken door een externe partij (een zogeheten bewerker), dienen de A37 en de bewerker te alleen tijde een bewerkersovereenkomst te sluiten. Hiermee waarborgt de A37 de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. 

6.    Cookies
De A37 gebruikt cookies en soortgelijke technieken waarmee (persoons)gegevens voor verschillende doeleinden worden verwerkt. Wanneer u daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven, worden cookies en soortgelijke technieken gebruikt om u later (social media) berichten te laten zien over onderwerpen die u interessant vindt en het benaderen van doelgroepen.
De A37 plaatst ook cookies voor technisch-noodzakelijke, functionele en zuivere analytische doeleinden. Voor het plaatsen van deze cookies hebben we uw toestemming niet nodig, omdat deze geen of geringe invloed hebben op uw privacy.

Wat zijn cookies en soortgelijke technieken?
Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan een website in uw randapparatuur wordt geplaatst of uitgelezen, bijvoorbeeld in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Via dit tekstbestand worden gegevens, soms persoonsgegevens, opgeslagen of geraadpleegd. Aan de hand van deze (persoons)gegevens kunt u bij een later bezoek worden herkend.
JavaScripts en web beacons zijn voorbeelden van soortgelijke technieken, die samen met cookies zorgen dat een systeem informatie kan verzamelen (JavaScripts), deze in kleine, eenvoudige tekstbestandjes kan opslaan (cookies) en vervolgens kan versturen (web beacons). Al deze technieken noemen we samen ‘cookies en soortgelijke technieken’ (verder: ‘cookies’).
Via cookies verzamelt de A37 uw:

  • Geanonimiseerd IP adres
  • Surf en klikgedrag op de A37 website
  • Het type browser welke u gebruikt op geaggregeerd niveau
  • Het aantal bezoekers per uur en de duur per bezoek
  • Welke pagina’s u bezoekt op de A37 website

Hoe kunt u zich verzetten tegen cookies?
Door de instellingen van uw browser te wijzigen, kunt u aangeven dat uw browser geen cookies (van de website van A37) mag aanvaarden. Als uw browser geen cookies van onze website aanvaardt, krijgt u mogelijk echter geen toegang tot bepaalde functionaliteiten van onze website of kunt u mogelijk niet alle functionaliteiten gebruiken. Indien u zich wilt verzetten tegen de cookies van Google Analytics, kunt u dit in uw browser instellen door cookies van Google (Analytics) via uw browser te weigeren of door hier te klikken. Voor meer informatie over third-party cookies en uw opt-out mogelijkheden hiervoor, zie http://www.youronlinechoices.eu of http://www.aboutads.info/choices.

7.    Bewaren persoonsgegevens
De A37 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo moeten bepaalde persoonsgegevens (zoals uw naam en adres) die voor wettelijke doeleinden worden verwerkt verplicht tien jaar worden bewaard. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd. 

8.    Uw privacyrechten
U kunt op elk moment een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen, of u kunt zich verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens via het e-mailadres van de A37. Geef duidelijk aan dat het gaat om privacy en meer specifiek om een inzage-, correctie- of verwijderingsverzoek of verzoek tot beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van persoonsgegevens.
U heeft het recht zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens. Wanneer u aangeeft niet langer (via een bepaald medium) te willen worden benaderd, zal de A37 u opnemen in een daartoe strekkend bestand en worden uw persoonsgegevens niet langer gebruikt voor deze doeleinden. 
Dit kunt u doen via het e-mailadres van de A37. Geef duidelijk aan dat het gaat om privacy en meer specifiek om een beroep op uw recht op verzet. Houd er rekening mee dat de A37 in sommige gevallen om aanvullende informatie kan vragen om uw identiteit deugdelijk vast te stellen.

9.    Vraag, verzoek of klacht
Voor vragen over het Privacyprotocol of over het gebruik van uw persoonsgegevens door de A37 kunt u contact opnemen met het bestuur.
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over hoe de A37 uw persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet met zorg behandelen, of wanneer u ons een verzoek hebt gedaan welke wij niet, niet volledig of niet tijdig hebben gehonoreerd.

10.    Wijzigingen in dit Privacyprotocol
De A37 behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan het Privacyprotocol. Wij adviseren u het Privacyprotocol regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

 

Dit Privacyprotocol is voor het laatst aangepast op 17 september 2018.